Taken automatisch inplannen in Google Agenda

Wat Google Agenda zelf doet

• Afspraken en taken. Je kunt een taak toevoegen met een datum en eventueel een uur, en ze staat in je agenda. Jij kiest het uur; Google zoekt er geen.
• Een tijd zoeken. Als je mensen uitnodigt, kan Google momenten voorstellen waarop iedereen vrij is. Dat is voor vergaderingen, niet voor je eigen werk.
• Afsprakenschema's. Een boekingspagina waar anderen een moment kiezen in uren die jij aanbiedt.
• Focustijd en afwezigheid. Met een werk- of schoolaccount kun je een blok als focustijd of afwezig markeren, en Google weigert dan vergaderingen erin. Het beschermt tijd die je zelf plaatste; het plaatst niets.

Wat het niet doet: een lijst taken met schattingen en deadlines in je vrije tijd zetten, of je blokken verschuiven als je dag verandert. Daarvoor timeblock je met de hand, of koppel je een planner.

Automatisch plannen met de hand: een routine van 10 minuten

Met een vaste weekroutine haal je het meeste voordeel binnen:

• Maak een aparte agenda Planning, zodat je je blokken makkelijk toont, verbergt en een kleur geeft.
• Zet elke zondag een blok voor elke taak die deze week af moet, in de gaten tussen vergaderingen: een tot twee uur, op bezet, zodat niemand eroverheen boekt.
• Gebruik een kleur per soort werk (focus, administratie, persoonlijk), zodat je het evenwicht van de week in één oogopslag ziet.
• Schuif elke ochtend een blok waar een nieuwe vergadering op landde naar de volgende vrije opening, voor de dag begint.

Het werkt, maar op die ochtendstap loopt het mis: één verschoven blok betekent vaak drie verschuiven. De gids over timeblocking gaat dieper in op hoe groot je blokken maakt en waar je ze zet.

Hoe een automatische planner met Google Agenda werkt

Een planner koppelt met je Google-account, leest wanneer je bezet bent, en schrijft blokken voor je taken en gewoontes in je agenda. Komt er een nieuwe vergadering bij, dan verschuift hij de blokken die in de weg staan. Voor jou lijkt het alsof je Google Agenda zichzelf op orde houdt:

Wat je nakijkt voor je er een koppelt

• In welke agenda's hij schrijft. Liefst alleen die jij kiest, en standaard je hoofdagenda.
• Wat er gebeurt als je in Google iets aanpast. Verschuif je een blok in Google, dan hoort de planner je wijziging te houden, niet terug te zetten.
• Of hij zegt wat hij verplaatste. Een agenda die zich stil herschikt, vertrouw je moeilijk.
• Welke toegang hij vraagt. Toegang tot je afspraken is nodig; toegang om je agendalijst of het delen te wijzigen niet.
• Wat hij doet bij een botsing die hij niet oplost. Hij hoort het jou te vragen, niet stilletjes iets in te korten of te schrappen.

Hoe Orondia dit voor je doet

Orondia koppelt twee kanten op met Google Agenda. Je afspraken komen erin als vaste blokken; je taken, gewoontes en flexibele blokken worden eromheen gepland en in Google gezet, zodat ze op je telefoon en bij collega's staan. Het vraagt alleen toegang tot je afspraken en de lijst van je agenda's, en Google heeft het geverifieerd.

• Het schrijft alleen in je hoofdagenda tot je schrijven aanzet voor een andere, per agenda.
• Een agenda die iets anders al plant, zet je op handen af: Orondia plant eromheen en verschuift zijn afspraken nooit.
• Verschuif of hernoem je een van zijn blokken in Google, dan neemt Orondia je wijziging over en zet het blok daar vast.
• Elke verplaatsing staat in een melding met de reden, met een knop om ze terug te zetten. Het synchroniseert ongeveer elk kwartier, of meteen met Nu synchroniseren.

Gratis koppelt Google Agenda en schrijft in je hoofdagenda; Pro schrijft ook in andere agenda's en koppelt meer Google-accounts. Zie de prijzen, of maak gratis een account en koppel Google in het welkom.